Verificare l’orario di lavoro dei propri dipendenti è fondamentale sia per regolare la turnazione che l’effettivo lavoro di tutte le risorse aziendali. La rilevazione delle presenze è inoltre un utile strumento per la pianificazione aziendale. Tutto deve essere progettato affinché l’organizzazione non si trovi impreparata e con poco personale a gestire carichi di lavoro importanti in particolari momenti dell’anno. D’altro canto, i benefici si ripercuotono anche sui lavoratori stessi che potranno lavorare sapendo di poter contare sui propri colleghi. Il clima ed il benessere lavorativo risultante dalla pianificazione strategica delle risorse in azienda ne risentirà in maniera positiva, incrementando le performance dei dipendenti e, di conseguenza, dell’azienda.
Legge
Sul tema si è espressa nel 2019 la Corte di Giustizia dell’UE che, a seguito di una disputa tra Deutsche Bank e un sindacato spagnolo, ha sentenziato per tutti gli stati membri l’obbligo della rilevazione delle presene sul lavoro attraverso un software per la gestione del personale. Lo scopo è di dar vita ad un sistema virtuoso e trasparente che attesti le ore effettive di lavoro ma soprattutto quelle degli straordinari. La speranza è di abbattere totalmente i rapporti lavorativi abusivi e tutte le pratiche a discapito dei lavoratori.
Vantaggi
Come dicevamo, la rilevazione presenze offre una serie di vantaggi sia all’azienda che ai dipendenti. Attraverso questa attività è anzitutto possibile monitorare e fare statistiche generali, o riservate al singolo dipendente, su malattie, assenteismo e permessi. Avere dati a riguardo può essere utile all’azienda per capire l’insorgenza di eventuali problemi e correre velocemente ai ripari. Il quadro generale sulle ore di straordinario, invece, può essere un indicatore sul fatto che l’azienda necessiti si nuove risorse a tempo indeterminato o solo in determinati momenti storici. Anche le ferie vengono registrate in questi software specializzati affinché possa esserci una pianificazione e gestione più efficiente.
Avere nel database aziendale tutti questi dati faciliterà la generazione delle buste paga calcolate sui giorni e le ore lavorate, i vari permessi, le malattie, i congedi, gli straordinari e quant’altro. Gli errori in materia vengono del tutto azzerati e il dipendente, allo stesso modo, potrà sempre tenere sotto controllo la sua busta paga verificando la veridicità di quanto calcolato attraverso il login sul portale di gestione HR aziendale dove sono di fatto registrate tutte le timbrature.
Come registrare le presenze
La registrazione presenze è un’attività che oggi, grazie all’ausilio dei sistemi informatici e programmi specializzati, può essere attuata nei modi più disparati. Con l’introduzione massiccia dello smart working in seguito allo scoppio della pandemia, tali sistemi sono stati l’ancora di salvezza non tanto per controllare i dipendenti in modo spasmodico, ma per regolarne le attività e il lavoro in generale.
I vecchi fogli di carta dove venivano annotate le presenze o i vecchi cartellini che dovevano essere timbrati sono ormai un vecchio ricordo. La tecnologia ha sostanzialmente cambiato l’intero sistema implementando nelle aziende strumentazioni molto più comode e soprattutto utilizzabili anche da remoto, imprescindibili per lo smart working ed il telelavoro.
In tutti i casi, la modalità della rilevazione delle presenze deve essere frutto di un accordo tra azienda e parti sindacali o previo accordo con l’Ispettorato del Lavoro. In seconda istanza, qualsiasi sia il metodo scelto deve obbligatoriamente rispettare le leggi sulla privacy evitando controlli troppo invasivi e assicurando la sicurezza dei dati personali.
Una prima opzione è la tipica timbratura attraverso l’uso di un badge. I dati vengono rilevati da un lettore che successivamente li trasferisce nel software HR specializzato accessibile sia per i dipendenti che per l’amministrazione. Affinché il badge non si smagnetizzi è importante custodirlo lontano da carte di credito e bancomat.
L’alternativa che sta prendendo piede in questi ultimi tempi è la timbratura attraverso app specializzate, molto comode soprattutto per chi lavora fuori sede. I vantaggi per l’azienda risiedono nel risparmiare i soldi per l’acquisto dei badge, oltre che poter controllare il lavoro dei dipendenti che non sono in ufficio.
La rilevazione delle presenze attraverso l’uso di elementi biometrici è ammessa ma vi sono parecchie restrizioni e normative a riguardo, essendo considerato un metodo piuttosto invasivo. Nello specifico, in Italia deve essere conforme alle linee guida del Garante Privacy, allo Statuto dei lavoratori, al Libro Unico del Lavoro, alle raccomandazioni INAIL e INPS, alle prescrizioni dell’Ispettorato del lavoro.
